TRỢ LÝ TRƯỞNG BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

TRÁCH NHIỆM

• Nhận hướng dẫn trực tiếp từ Trưởng Ban Quản Lý cho các công việc hàng ngày.
• Sắp xếp cuộc hẹn/ lịch làm việc cho Trưởng Ban Quản Lý theo yêu cầu.
• Sắp xếp và điều phối các cuộc họp do Trưởng Ban Quản Lý chủ trì.
• Tham dự, ghi biên bản cuộc họp theo yêu cầu.
• Chuẩn bị và phát hành bản ghi nhớ, thông tin và tất cả các thư từ chính thức do Trưởng Ban Quản Lý ban hành.
• Bổ sung chính xác tất cả các loại quy định của Tòa nhà (sổ tay cư dân/ người thuê, hướng dẫn lắp đặt…).
• Tiếp nhận và nộp tất cả các báo cáo từ trưởng các bộ phận. Đảm bảo tất cả các báo cáo ngày/ tuần/ tháng/ quý/ năm đều được chuẩn bị và nộp đúng thời hạn quy định.
• Gửi thông tin khi cần đến tất cả nhân viên một cách chuyên nghiệp.
• Xử lý tất cả các công việc thư ký bao gồm nhận, trả lời, phân loại và ghi lại thư đến, điện thoại, fax, tài liệu, v.v.
• Chuẩn bị, dịch thuật các thư từ gửi đi; nộp và truy xuất hiệu quả tất cả các tài liệu liên quan đến hoạt động trong công ty.
• Thay mặt Trưởng Ban Quản Lý, phân công nhiệm vụ cho tất cả các nhân viên một cách chuyên nghiệp và theo dõi để đảm bảo công việc được thực hiện chính xác.
• Là người hỗ trợ cho Trưởng Ban Quản Lý trong công tác điều hành khi ông ấy/ cô ấy đi công tác/ nghỉ lễ để đảm bảo hoạt động thông suốt của các bộ phận.
• Xây dựng và chuẩn bị "chính sách và thủ tục" do Trưởng Ban Quản Lý đặt ra.
• Phối hợp với Trưởng Ban Quản Lý và Trưởng các bộ phận trong việc giám sát các bộ phận đơn vị cung cấp dịch vụ trực thuộc Tòa nhà như nhân viên của các đơn vị vệ sinh, bảo vệ; giám sát các nhà thầu và nhân viên của các đơn vị nhà thầu khác.
• Tạo mối quan hệ tốt với cư dân/ khách thuê.
• Phối hợp các bộ phận cung cấp những hỗ trợ phù hợp cho Cư dân khi được yêu cầu.
• Thu thập, lập hồ sơ và báo cáo cho Trưởng Ban Quản Lý bất kỳ khiếu nại/ sự cố nào từ cư dân/ người thuê.
• Cùng với Trưởng Ban Quản Lý, giải quyết với các nhà cung cấp/ nhà thầu về các vấn đề hoạt động cần thiết liên quan đến hoạt động của công ty theo phân công.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phạm vi quyền hạn, trách nhiệm và sự phân công.

YÊU CẦU

• Bằng cử nhân của các ngành nghề liên quan, ưu tiên có chứng chỉ Quản lý vận hành Nhà chung cư
• >1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương tự
• Tiếng Anh thành thạo (nói và viết), sử dụng tốt Microsoft Office
• Có khả năng xử lý, thu thập dữ liệu từ các tài nguyên CNTT như cơ sở dữ liệu và bảng tính, để thu thập và quản lý thông tin
• Kỹ năng làm việc nhóm tốt, tổ chức và quản lý thời gian xuất sắc với khả năng có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ
• Kỹ năng viết báo cáo và thuyết trình tốt
• Khả năng phân tích, định lượng, giải quyết vấn đề tốt, khả năng phán đoán tốt
• Tích cực, hợp tác, nhiệt tình, thân thiện, hòa đồng, cầu tiến, trách nhiệm cao, có ý thức phục vụ, chịu được áp lực cao
• Có động lực, năng lực, tính linh hoạt và sẵn sàng học hỏi
• Sáng tạo, trí tưởng tượng và khả năng sử dụng sáng kiến
• Cá tính mạnh mẽ, khả năng đàm phán và giao tiếp tốt với đồng nghiệp, khách hàng và các bên liên quan khác

NỘP HỒ SƠ

• Email: ta@highgate.vn
• Liên hệ: Ms. Xuân - 0938442604